Teilnehmer einladen, registrieren und verwalten

Die Grundlage bildet die Einrichtung und Bereitstellung Ihrer eigenen Web-Instanz in Ihrem Corporate-Design, mit der Sie für jedes Event eine eigene Webseite mit integriertem Registrierungsprozess initialisieren und mit Content füllen können.

Einmal eingerichtet, können beliebig viele Event-Webseiten mit nur wenigen Klicks angelegt werden. Dabei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Vorstand, Presse oder die Mitarbeiter der ausländischen Betriebsniederlassung: Das Teilnehmermanagement mit System erlaubt die Steuerung und Verwaltung unterschiedlicher Gästegruppen. So können verschiedene Bedarfslagen, Ansprüche und Abfragen auf der Webseite und dem Registrierungsprozess bedient werden.

Für jede Veranstaltung konfigurieren Sie im Handumdrehen den passenden Registrierungs-Workflow inkl. individueller Anmeldeformulare und Wartelisten- sowie Voranmeldefunktion. Der Registrierungsprozess kann sich innerhalb eines Events je nach Teilnehmergruppe unterscheiden. Zusätzlich kann ein Hotelbuchungs-Prozess inkl. Kontingentverwaltung integriert werden.

Das Teilnehmermanagement-System verfügt über eine effiziente, personalisierte Nachrichten-Funktion. Alle Nachrichten werden flexibel gestaltet und automatisch versendet (z.B. Anmeldebestätigungen, Rechnungen, Änderungen, Wartelisteninformationen).

Auf Knopfdruck werden verschiedene Preis- und Ticketkategorien für unterschiedliche Teilnehmergruppen erzeugt. Das System generiert automatisch E-Tickets mit individuellen QR-Codes und versendet diese inklusive Namensschild an die Teilnehmer. Der Check-In erfolgt über eine kontaktlose Check-In-App durch Scannen des QR-Codes. So werden Statusänderungen in Echtzeit in das System übertragen.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erstellt das System eine Rechnung in einem Finanzamt fähigen Format, die auf den vom Teilnehmer eingegebenen Daten bei der Anmeldung basiert. Der Rechnungsversand erfolgt automatisch zusammen mit der Anmeldebestätigung.

Auf Wunsch übernehmen wir auch gerne den Ticketverkauf und damit die gesamte Zahlungsabwicklung für Sie! Das führt zu einer deutlichen Verschlankung Ihrer Buchhaltung, die von zeitraubenden Tätigkeiten wie dem Versand von Zahlungserinnerungen entlastet wird.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung! Über die Software kann ganz einfach das Feedback der Teilnehmer eingeholt werden. Auf dieser Basis können Sie Verbesserungspotenziale Ihrer Events analysieren und für die Planung der nächsten Veranstaltungen nutzen. Die Reporting-Funktion erlaubt flexible und leicht zu konfigurierende Reports, die sich auf Knopfdruck exportieren lassen.

Unser persönlicher Support Service ist jederzeit für Sie da! In der Vorbereitungsphase unterstützen wir Sie beim Einrichten Ihrer Event-Webseite und der Teilnehmer-Kommunikation. Während der Anmeldephase kümmern wir uns um alle Rückfragen Ihrer Teilnehmer. Während der Veranstaltung können Sie Zusatzleistungen wie Vor-Ort-Betreuung durch einen Projektmanager oder die Bereitstellung von Hardware hinzubuchen. Auch in der Nachbereitungsphase betreuen wir Sie gerne bei der Auswertung Ihrer Event-Reports.

Unsere Server werden in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Zudem werden die Prozesse fortlaufend durch eine unabhängige Datenschutzbeauftragte geprüft.

Unser Teilnehmermanagement-System moreEvent unterstützt Sie während des gesamten Prozesses, damit Sie Zeit für die wesentlichen Dinge gewinnen.

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