Bei der Berner Group stehen über das Jahr verteilt die unterschiedlichsten Veranstaltungen an der Tagesordnung: Von aufwändigen Vertriebstagungen bis hin zu kleineren Teamworkshops. Vor der Zusammenarbeit mit meetingmasters.de musste Event Managerin Miriam Brümmer jedes Hotel und jede Location eigenständig anfragen. Die Recherche von Bildmaterial, Detailinfos zu Lage und Ausstattung und das Durchlesen von Bewertungen nahmen viel Zeit in Anspruch. Zudem musste Frau Brümmer die Angebote mühsam und händisch für Präsentationen und Kostenübersichten aufbereiten.
Durch die Zusammenarbeit mit meetingmasters.de entfallen "Zeitfresser" wie die Suche, Anfrage und abschließende Verhandlung mit Tagungshotels komplett. Frau Brümmer hat dadurch mehr Freiraum für andere wichtige Aufgaben - insbesondere die inhaltliche Planung des Events.
Frau Brümmer muss ihren Bedarf lediglich an meetingmasters.de übermitteln - egal ob am Telefon, per E-Mail oder über das MICE-Portal. Anschließend übernehmen unsere erfahrenen Account Manager den gesamten Such-, Anfrage- und Buchungsprozess.
"Da ich als "One-Woman-Show" oft zu wenig Zeit für die Suche nach passenden Locations hatte, waren wir häufig Wiederholungstäter in Hotels, die uns nicht zu 100% zugesagt haben.
Dank der kompetenten Beratung von meetingmasters.de hat sich das schnell geändert."
Miriam Brümmer, Event Managerin, The Berner GroupDer gesamte Ablauf wird über das MICE-Tool moreDirect abgewickelt. Die Eckdaten der Veranstaltung und die Wünsche von Frau Brümmer werden von Frau Six in moreDirect angelegt, sodass per Knopfdruck mehrere RFPs gleichzeitig an die ausgewählten Tagungshotels versendet werden können. Das Laden von kompletten Tagungspauschalen und die Benutzung von wiederverwendbaren Merklisten mit favorisierten Hotels beschleunigen den Anfrageprozess erheblich, was besonders bei kurzfristigen Anfragen ein großer Vorteil ist.
In der Regel treffen die ersten Angebote binnen zwei Stunden ein. Daraufhin hat Frau Brümmer eine Gesamtübersicht aller angefragten Termine, in der die besten Angebote gegenübergestellt werden. Die Event Managerin behält immer den Überblick und muss nur noch die finale Auswahl treffen. Für Frau Brümmer bedeutet das eine große Arbeitsentlastung und Zeitersparnis.
Die Berner Group profitiert auch von der Teamworkfunktion, eine weitere wichtige Funktionalität in moreDirect. Wir ermöglichen den Meetingplanern der Berner Group die Vertretung durch ihre Teamkollegeninnen. Auch sie erhalten Einblick in den Anfrageprozess und können schnell und einfach die benötigte Genehmigung erteilen. Außerdem werden sie auch automatisch an alle laufenden Stornofristen erinnert. Selbst kurzfristige Anfragen mit hoher Komplexität sind kein Problem für uns.
Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau, welche Hotels am besten anfragt werden können, damit das Hotel perfekt zur Veranstaltung passt. Wir stehen während der gesamten Planungsphase Frau Brümmer mit unseren Support Angeln persönlicher zur Seite. Durch einen regelmäßigen Austausch und die enge Zusammenarbeit können wir flexibel auf Wünsche und Änderungen reagieren und schnell Anpassungen vornehmen. Gute Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten zeichnen dabei den kostenlosen Service von meetingmasters.de aus.